POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin określa zasady świadczenia usług i jest integralną częścią umowy, do której zawarcia dochodzi poprzez dokonanie rezerwacji, bądź zapłatę zaliczki lub całej należności za pobyt. Dokonując w/w czynności Klient potwierdza, iż zapoznał się i akceptuje warunki Regulaminu.
2. Regulamin obowiązuje wszystkie osoby przebywające w APARTAMENY KOWALCZYK. Odpowiedzialność za te osoby spoczywa na osobie dokonującej rezerwacji, zwanej w niniejszym Regulaminie Klientem lub Zameldowanym.
3. Regulamin dostępny jest do wglądu na życzenie w formie wiadomości e-mail.
4. Sprzedawcą noclegów w APARTAMENTY KOWALCZYK jest firma Kowalczyk Group Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku ul. Ciołkowskiego 115, 15-545, NIP: 542-347-10-28
5. Kupujący ma prawo do złożenia reklamacji. Należy to zrobić na adres mailowy firmy apartamenty@kowalczykgroup.com
WARUNKI REZERWACJI
1. Rezerwacji apartamentu Klient może dokonać: bezpośrednio pod numerem telefonu +48 729 887 463 , mailowo na adres apartamenty@kowalczykgroup.com, na stronie internetowej www.apartamentykowalczyk.pl, oraz za pośrednictwem portali, w których dostępna jest oferta obiektu.
2. Rezerwacje dokonane bezpośrednio muszą być zagwarantowane poprzez wpłatę pełnej wartości rezerwacji w terminie 72 godzin od daty dokonania rezerwacji. W przypadku z rezygnacji z rezerwacji płatność zwracana jest według następujących zasad:
- do 14 dni przed przyjazdem – 100 %
- od 13 dni do 3 przed przyjazdem – 50 %
- do 2 dni przed przyjazdem zaliczka nie podlega zwrotowi.
3. Rezerwacja telefoniczna wymaga późniejszego potwierdzenia drogą mailową, telefoniczną lub sms w wyznaczonym terminie.
4. Akceptowane formy płatności: przelew na konto firmowe lub opłata przez system przelewy24. Rozliczenia transakcji kartą płatniczą i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Przelewy24.pl.
ZAMELDOWANIE
1. Podstawą zameldowania w apartamencie jest podanie przez Klienta danych osobowych oraz uregulowanie całej należności za pobyt.
2. Godziny otwarcia Recepcji internetowej: 24 godziny na dobę / 7 dni w tygodniu.
3. Klient dokonując rezerwacji zobowiązuje się wynająć mieszkanie w określonym terminie, za określoną cenę, a co za tym idzie uiścić opłatę za cały zadeklarowany okres najpóźniej po upływie 24 godzin od chwili dokonania rezerwacji.
4. Firma Kowalczyk Group Sp. z o.o. (dalej: „Administrator”) zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Klienta, który: nie chce podać danych osobowych (Imię, Nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania, adres email, aktualny numer telefonu) lub podczas poprzedniego pobytu rażąco naruszył regulamin obiektu. W przypadku odmowy zameldowania Klienta z ww. powodów wpłacone pieniądze w formie zaliczki nie są zwracane. Firma Kowalczyk Group Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Klienta w przypadku gdy wystąpiły niezależne od Klienta okoliczności, które uniemożliwiają firmie Kowalczyk Group Sp. z o.o. zameldowanie Klienta. W takim przypadku, Klient otrzyma pełen zwrot należności zapłaconej za rezerwację.
5. W przypadku przedłużenia pobytu lub zakupu dodatkowych usług po wcześniejszym uzgodnieniu z Administratorem obiektu, opłata zostanie dodana do rachunku Klienta i musi zostać uregulowana niezwłocznie.
6. W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, których skutków nie można natychmiast zlikwidować zwyczajnymi środkami, Administrator zastrzega sobie prawo zaproponowania Klientowi obiektu zastępczego, podobnego do obiektu pierwotnie zarezerwowanego.
DOBA HOTELOWA
1. Pokoje w obiekcie wynajmowane są na doby.
2. Doba pobytu w apartamencie rozpoczyna się o godzinie 15:00 w dniu przyjazdu i trwa do godziny 10:00 dnia następnego.
3. Klucze do apartamentu Klient odbiera sam ze skrzyneczki na klucze umieszczonej przy drzwiach. Kod do skrzyneczki z kluczami Klient otrzyma w instrukcji zameldowania
4. W oparciu o bieżącą dostępność apartamentów istnieje możliwość wcześniejszego zameldowania lub późniejszego wymeldowania Klienta po konsultacji z Administratorem obiektu.
5. Życzenie przedłużenia pobytu poza okres wskazany w rezerwacji należy zgłosić pod numerem tel. +48 729 887 463 do godziny 8:00. Zostanie ono uwzględnione w miarę dostępności apartamentów i jest dodatkowo płatne w kwocie 20 zł za każdą dodatkową godzinę.
6. Nieuzgodnione przedłużenie pobytu w apartamencie po godzinie 10:00 będzie traktowane jako przedłużenie doby hotelowej, co skutkować będzie obciążenie rachunku Klienta kwotą kolejnej doby hotelowej bez możliwości pozostania w mieszkaniu.
7. Skrócenie wcześniej zadeklarowanego i opłaconego pobytu nie skutkuje zwrotem równowartości niewykorzystanej doby.
ZASADY UŻYTKOWANIA APARTAMENTÓW
1. Klient zobowiązany jest do użytkowania lokalu mieszkalnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz do utrzymywania i zdania apartamentu w stanie zastanym z chwilą zameldowania.
2. Liczba osób zamieszkujących w obiekcie nie może być większa od podanej w charakterystyce apartamentu. Złamanie tej zasady wiąże się z nałożeniem opłaty dodatkowej w wysokości 100 PLN za każdą osobę za dobę.
3. Klient nie może przekazywać apartamentu innym osobom, nawet jeśli nie upłynął okres, za który uiścił opłatę. Zmiana nazwiska rezerwacji lub gościa hotelowego przebywającego pokoju musi zostać uzgodniona z Administratorem obiektu.
4. Koszt dodatkowego sprzątania i wymiany pościeli to 100 PLN za każdy serwis, który należy ustalić z Administratorem i opłacić z góry.
5. W apartamencie obowiązuje zakaz palenia wyrobów tytoniowych.
6. Organizowanie imprez towarzyskich w apartamencie jest surowo zabronione.
7. Zachowanie Klienta oraz osób korzystających z usług obiektu nie może zakłócać pobytu innych gości.
8. Osoby niezameldowane mogą przebywać w apartamencie w godzinach 07:00–22:00. Przebywanie osoby niezameldowanej w apartamencie Klienta po godzinie 22:00 jest równoznaczne z wyrażeniem zgody przez najmującego apartament na odpłatne dokwaterowanie, według cen pełnych obowiązujących w dniu zameldowania.
9. W przypadku złamania tego zakazów wyszczególnionych w punkcie 5, 6 i 7 Klient zostanie obciążony karą finansową w wysokości 500 PLN. Opłatę karną na podstawie wystawionej przez Administratora Noty Obciążeniowej należy opłacić w terminie 48 godzin od otrzymania tejże noty na podany przy rezerwacji adres e-mail. Nieuiszczenie w/w opłaty skutkować będzie przekazaniem sprawy na drogę sądową.
10. Ze względu na bezpieczeństwo pożarowe zabronione jest używanie w apartamentach grzałek, żelazek i innych urządzeń elektrycznych, nie stanowiących wyposażenia pokoju. Powyższe nie dotyczy ładowarek i zasilaczy urządzeń RTV oraz zasilaczy komputerowych.
11. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w apartamencie Klienci proszeni są o jak najszybsze zgłaszanie zastrzeżeń pod numerem tel. +48 729 887 463 w godzinach od 7:00 do 20:00, co umożliwi pracownikom reakcję i poprawę standardu świadczonych usług. W pozostałych godzinach nieprawidłowości należy zgłaszać drogą smsową na numer telefonu +48 729 887 463.
12. Usterki zgłoszone w dni powszednie będą usuwane bez zbędnej zwłoki, chyba że charakter usterki decyduje o dłuższym czasie jej naprawy. Usterki zgłaszane w soboty, niedziele i święta będą usunięte w pierwszy dzień roboczy po okresie świątecznym lub w najbliższym dostępnym terminie. Za usterki powstałe z winy Klienta będzie pobierana adekwatna rekompensata pieniężna.
13. Awarie powstałe z przyczyn niezależnych od Administratora (dostawa mediów, w tym Internetu, awarie sprzętów znajdujących się w apartamencie) nie stanowią podstawy do rezygnacji z rezerwacji lub zmiany ceny za zarezerwowany apartament – Klient zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za całość rezerwacji.
14. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany zarezerwowanego apartamentu w sytuacji awarii lub usterki bądź niemożliwości przydzielenia wybranego apartamentu z przyczyn niezależnych.
15. Administrator może przerwać pobyt Klientów bez zwrotu wniesionej opłaty za rezerwację oraz obciążyć Klienta adekwatną karą w przypadku nieprzestrzegania Regulaminu. W takiej sytuacji opłata wniesiona za pobyt nie podlega zwrotowi.
16. W apartamencie mogą przebywać zwierzęta po wcześniejszym ustaleniu i wyrażoną zgodą przez obiekt. Dodatkowy koszt wynosi 10zł za każdą dobę rezerwacji.
17. Za wszelkie szkody powstałe na skutek przebywania Klienta w wynajętym apartamencie finansowo odpowiedzialny będzie wyłącznie Klient.
WYMELDOWANIE
1. Przy każdorazowym wyjściu z apartamentu Klienci zobowiązani są wyłączyć oświetlenie, zamknąć wszystkie okna oraz drzwi do apartamentu, wyłączyć żelazko i wyciągnąć przewód żelazka z gniazdka ściennego.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Klientów w apartamentach. Przedmioty osobistego użytku pozostawione w apartamencie przez wyjeżdżającego gościa będą odesłane na jego koszt, na adres przez niego wskazany. W przypadku nie otrzymania takiej dyspozycji obiekt przechowa te przedmioty przez okres 7 dni kalendarzowych. Po tym czasie zostaną one zutylizowane. W trakcie dłuższego pobytu Klienci, u których prowadzane są sprzątania stałe w ustalonych wcześniej terminach, proszeni są o prawidłowe przechowywanie i zabezpieczanie rzeczy cennych.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. W przypadku stwierdzenia zniszczeń, stwierdzenia zabrudzeń apartamentu, ręczników, pościeli ponad normę bądź stwierdzenia stanu po paleniu papierosów w apartamencie po wymeldowaniu Klienta, Klient zobowiązuje się do zwrotu pełnej wartości kosztów naprawy/dearomatyzacji i poniesionych strat.
2. Klient ponosi pełną odpowiedzialność materialną za: zgubienie kluczy oraz wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych, powstałych z jego winy lub odwiedzających go osób.
3. W przypadku pobytu w mieszkaniu ze zwierzęciem, opiekun jest zobowiązany do utrzymania czystości podczas i w momencie opuszczania mieszkania. W całym obiekcie, ;poza wynajętym apartamentem, zwierzę powinno poruszać się na smyczy ze względu na innych gości. Obowiązuje całkowity zakaz przebywania zwierząt na łóżku oraz sofie w apartamencie.
4. W sytuacji nie zastosowania się do regulaminu obiektu i konieczność wezwania ochrony lub służb porządkowych, kosztami obciążony zostanie Klient.
DODATKOWE OPŁATY
1. Sprzątanie końcowe apartamentu wliczone jest w cenę końcową widoczną podczas dokonywania rezerwacji.
2. Miejsce parkingowe w garażu podziemnym - 20 zł/dobę
3. Sprzątanie apartamentu ze zmianą pościeli i ręczników - 60 zł (opłata jednorazowa)
4. Wymiana pościeli - 40 zł/komplet (2 poszewki na poduszkę, 2 poszewki na kołdrę i prześcieradło) (opłata jednorazowa)
5. Wymiana ręczników – 15 zł / szt. (opłata jednorazowa)
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Dokonując rezerwacji w Apartamenty Kowalczyk, Klient wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych osobowych w bazie oraz przetwarzanie danych osobowych do celów meldunkowych i marketingowych oraz umieszczenia danych Klienta w bazie danych firmy zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997r. o Ochronie Danych Osobowych. (Dz.U. Nr 101 z 2002r., poz.926 z późn. zm.). Zameldowany ma prawo do wglądu do swoich danych osobowych.
2. Wersja obowiązującą regulaminu jest wersja sporządzona w języku polskim, przedstawiona wersja anglojęzyczna ma charakter informacyjny i nie stanowi oficjalnego, obowiązującego regulaminu.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rezerwacji, wyjaśnienia okoliczności ewentualnego naruszenia Regulaminu lub obowiązujących przepisów prawa, oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że :
3. Administratorem danych osobowych pozyskanych w procesie rezerwacji w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jest Kowalczyk Group Sp. z o.o. w Białymstoku ul. Wyszyńskiego 2/1 lokal 011, 15-888 Białystok, NIP: 542-347-10-28
4. Podmiotem przetwarzającym dane osobowe jest system rezerwacji online Hotres.pl, który należy do firmy LEMONPIXEL.pl Roman Korczyński z siedzibą w Jeleniej Górze 58-570 ul. Młyńska 12A nazywany dalej Hotres.pl
DANE OSOBOWE
1. Na potrzeby procesu rezerwacji / wystawienia dokumentu sprzedaży pobierane są dane osobowe Klienta. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji procesu rezerwacji.
2. Klient ma prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, jak również prawo do ograniczenia ich przetwarzania.
3. Opcjonalna zgoda Klienta na przetwarzanie danych w celach marketingowych wymaga zaznaczenia odpowiedniego pola typu ‘checkbox’ w procesie rezerwacji.
4. Zgoda ta może być cofnięta poprzez przesłanie odpowiedniej wiadomości na adres e-mail: apartamenty@kowalczykgroup.com.
ZOBOWIĄZANIA ADMINISTRATORA
1. Administrator zapewnia, że dane osobowe Klienta nie są udostępniane osobom trzecim i w tym zakresie podejmie niezbędne środki i zapewni wykorzystanie swojej wiedzy i doświadczenia w celu realizacji przedmiotowego zapewnienia.
2. Administrator zachowuje prawo udostępnienia danych osobowych podmiotom upoważnionym oraz w przypadkach przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W szczególności dotyczy to podmiotów jakich jak: systemy realizujące płatności online oraz oprogramowanie recepcji.
3. Administrator zobowiązany jest do dotrzymania tajemnicy i poufności informacji uzyskanych w celu realizacji procesu rezerwacji. Podjęte zobowiązanie pozostaje w mocy przez czas nieokreślony.
ZOBOWIĄZANIA Hotres.pl
1. Hotres.pl jako Podmiot przetwarzający dane osobowe Klienta, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, oraz dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, opierających się na sprawdzonych serwerach i systemach służących do przetwarzania danych osobowych w usługach świadczonych drogą elektroniczną.
2. Hotres.pl oświadcza, że systemy informatyczne wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi obowiązujących przepisów prawa, w szczególności chronione są w stopniu wysokim w rozumieniu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych.
3. Podwykonawcy i pracownicy Hotres.pl zostaną należycie umocowani do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji, na co Administrator oraz Klient wyrażają zgodę.
W celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych zgodnych z wymogami RODO, Hotres.pl zobowiązany się do:
• Szyfrowania oraz anonimizacji transmisji danych osobowych ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania
• zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego
• regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych.
PROCEDURA ROZPATRYWANIA REKLAMCJI PRZEZ KLIENTÓW INDYWIDUALNYCH (KONSUMENTÓW)
1. Administrator rozpatruje reklamacje zgłoszone przez Klientów w sposób i w terminach określonych w niniejszej Procedurze, o ile łączący Klienta z Administratorem stosunek prawny (np. umowa), nie stanowi inaczej.
2. Na potrzeby niniejszej procedury za „Klienta” uważa się konsumenta w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) korzystającego z usług świadczonych przez Administratora, składającego Reklamację.
3. Na potrzeby niniejszej procedury za „Reklamację” uznaje się oświadczenie Klienta złożone w formie pisemnej lub w przesłane pocztą elektroniczną (niezależnie od nazwy / tytułu pisma) skierowane do Administratora, które dotyczy naruszenia praw Klienta powstałego w związku z korzystaniem z usług oferowanych przez Administratora. Reklamacja winna zawierać dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację Klienta, jak również dane umożliwiające kontakt z Klientem oraz przedmiot Reklamacji (dokładny opis zastrzeżeń Klienta).
4. Reklamacje w formie pisemnej należy wysłać na adres: Kowalczyk Group Sp. z o.o. w Białymstoku ul. Ciołkowskiego 115, 15-545 Białystok. Reklamacje w formie elektronicznej należy wysyłać na adres poczty elektronicznej: apartamenty@kowalczygroup.com w temacie wiadomości należy wpisać „reklamacja”.
5. Klient powinien zgłosić Reklamację możliwie niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zaistnieniu okoliczności budzących zastrzeżenia, w celu rzetelnego i efektywnego rozpatrzenia Reklamacji.
6. Administrator po otrzymaniu Reklamacji podejmie działania mające na celu rozpatrzenie Reklamacji. Upoważniony pracownik ma prawo skontaktować się z Klientem w przypadkach wymagających dokonania ustalenia stanu faktycznego z udziałem Klienta bądź uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do właściwego rozpatrzenia Reklamacji.
7. Reklamacje załatwiane są w formie pisemnej (lub w formie wiadomości e-mail w odpowiedzi na tak przesłaną Reklamację).
8. Odpowiedź na Reklamację zawierać będzie: a) uzasadnienie faktyczne i prawne, chyba że nie wymaga tego charakter podniesionych zarzutów, b) informację na temat zgłoszonego problemu ze wskazaniem odpowiednich fragmentów umowy bądź przepisów obowiązujących na terenie obiektu, chyba że nie wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów, c) wskazanie osoby udzielającej odpowiedzi.
9. Udzielenie odpowiedzi na Reklamację zgłoszoną przez Klienta powinno nastąpić w możliwie krótkim terminie, nie dłuższym jednak niż 14 dni od wpływu Reklamacji.
10. Decyzja o wypłaceniu Klientowi rekompensaty lub dokonaniu zwrotu środków musi zawsze uzyskać akceptację wspólników.